傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計(jì)檔案保管存在成本高、易損壞的缺點(diǎn)。近年來，隨著各單位信息化水平和精細(xì)化管理水平的不斷提高，越來越多的會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、購銷合同等會計(jì)憑證以電子方式制作和傳遞，形成了大量的電子會計(jì)檔案。那么，電子會計(jì)檔案的歸檔和保管應(yīng)該注意哪些問題呢？今天，邊肖就給大家講一講關(guān)于保管電子會計(jì)檔案的事情~

1。電子會計(jì)資料是否屬于會計(jì)檔案？

會計(jì)檔案是指單位在會計(jì)核算過程中接收或形成的，記錄和反映本單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事務(wù)的，具有保存價(jià)值的各種形式的會計(jì)資料，如文字、圖表等，包括由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計(jì)檔案。

2。機(jī)構(gòu)內(nèi)屬于歸檔范圍的電子會計(jì)資料是否必須打印在紙上歸檔保存？

如果同時滿足以下條件，則公司內(nèi)部形成的屬于備案范圍的電子會計(jì)數(shù)據(jù)只能以電子形式保存，形成電子會計(jì)檔案:

(一)電子會計(jì)信息來源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸；

(2)使用的會計(jì)系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效地接收和讀取電子會計(jì)數(shù)據(jù)，能夠輸出會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等會計(jì)數(shù)據(jù)。，符合國家標(biāo)準(zhǔn)備案格式，并設(shè)置必要的辦理、審查、批準(zhǔn)等審批程序；

(3)使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理和利用電子學(xué)會深圳公司注冊的電子簽名表檔案，滿足電子檔案長期保存的要求，建立電子會計(jì)檔案與其他關(guān)聯(lián)紙質(zhì)會計(jì)檔案的檢索關(guān)系；

(4)采取有效措施防止電子會計(jì)檔案被篡改；

(5)建立電子會計(jì)檔案備份系統(tǒng)，可有效防范自然災(zāi)害、事故和人為破壞的影響；

(六)形成的電子會計(jì)資料不屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會計(jì)檔案。

3。公司從外部接收的電子會計(jì)數(shù)據(jù)是否只能以電子形式歸檔保存？

符合《會計(jì)檔案管理辦法》第八條規(guī)定條件，且單位從外部接收的電子會計(jì)數(shù)據(jù)附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，電子會計(jì)檔案只能以電子形式歸檔保存。

4。傳遞電子會計(jì)檔案應(yīng)注意什么？

電子會計(jì)檔案移交時，電子會計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)一并移交，檔案格式應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會計(jì)檔案應(yīng)隨其閱覽平臺一并移交。

單位檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子會計(jì)檔案時，應(yīng)當(dāng)對電子會計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性和安全性進(jìn)行測試，符合要求的方可接收。

5。銷毀電子會計(jì)檔案應(yīng)注意什么？

電子會計(jì)檔案銷毀除符合紙質(zhì)會計(jì)檔案銷毀程序外，還應(yīng)符合國家關(guān)于電子檔案的相關(guān)規(guī)定，遼陽、惠東縣檔案管理機(jī)構(gòu)、會計(jì)管理機(jī)構(gòu)、信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)將聯(lián)合派員監(jiān)督銷售。

6。已過期但涉及其他未完成事項(xiàng)的電子會計(jì)檔案如何處理？

到期未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會計(jì)憑證和涉及其他未結(jié)事項(xiàng)的會計(jì)憑證不得銷毀，紙質(zhì)會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)提取歸檔，電子會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)移交保存至未結(jié)事項(xiàng)結(jié)束。

7。單位之間交接會計(jì)檔案時，電子會計(jì)檔案應(yīng)該如何處理？

電子會計(jì)檔案應(yīng)與其元數(shù)據(jù)一起移交，特殊格式的電子會計(jì)檔案應(yīng)與其閱讀平臺一起移交。檔案接收單位應(yīng)當(dāng)對電子會計(jì)檔案的載體和技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢查，確保接收的電子會計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性和安全性。

8。電子會計(jì)檔案的保存期限有多長？

電子會計(jì)檔案的保存期限與紙質(zhì)會計(jì)檔案一致。會計(jì)檔案的保存期限分為永久和定期兩類。定期儲存期一般分為10年和30年。會計(jì)檔案的保管期限自會計(jì)年度終了后的第一日起計(jì)算。